Course Note: Pengantar Hubungan Masyarakat (Bag.2)

Seorang praktisi Hubungan Masyarakat (PR) punya peran sebagai menajer yang menginterprtasikan hal-hal yang terjadi di masyarakat (public interpreter). Ketika suatu organisasi punya hal-hal yang termaktub dalam filosofi, kebijakan, program, ataupun tindakan-tindakan, Humas harus menyeimbangkan itu dengan opini yang berkembang di publik organisasi tersebut, apa kebutuhannya, apa ketertarikannya, sehingga komponen yang dimiliki organisasi bisa sesuai dengan komponen yang dimiliki publiknya.

Sederhananya, Humas adalah seni mengomunikasikan pesan tertentu dan menjembatani sekat antara sebuah organisasi dengan publiknya. 

Tugas Harian Humas

Lalu apa saja yang dilakukan seorang praktisi Humas sehari-harinya?

• Mengatur hubungan dengan kebijakan pemerintah (Government Affairs).
• Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility/CSR).
• Relasi dengan Media.
• Manajemen Pelanggan (Customer Relationship Management/CRM).
• Komunikasi Internal.
• Riset.
• Pengiklanan dan Publikasi.
• Mengatur kegiatan perusahaan (corporate events).

 Apa itu Publik? 

Sebuah kumpulan manusia yang saling berbagi kesamaan minat dalam suatu subjek yang spesifik. Publik bagi sebuah organisasi adalah lingkaran yang mengelilingi bagian poros di mana organisasi tersebut ada di titik porosnya. Misalnya, publik bagi sebuah perusahaan multinasional antara lain keluarga karyawan, manajer/supervisor, media massa, pemegang saham, komunitas investor, kompetitor, supplier, grup masyarakat dengan ketertarikan khusus, komunitas masyarakat sekitar perusahaan, komunitas internasional, asuransi bank, asosiasi perdagangan, penjual dan distributor, pelanggan, legislator pemerintahan, otoritas regulasi, komunitas akademik, serikat pekerja, dewan pimpinan, pegawai administrasi, dll.

Banyaknya publik dalam lingkaran organisasi menuntut praktisi Humas untuk mampu berkomunikasi dengan publiknya di satu waktu sekaligus. Ia perlu mencatat dengan baik bahwa setiap publik punya kebutuhan tersendiri, berdasarkan kebiasaan dan kebutuhan yang berbeda-beda.

Cara pandang publik

Secara garis besar, Humas perlu membagi medan kerjanya dalam sebuah perusahaan ke dalam dua kolom: Internal dan Eksternal. Kolom Internal berisikan para karyawan, manajemen, pemegang saham, pemangku kebijakan, dan para direksi. Sedangkan di kolom Eksternal terdiri dari media, pelanggan/pemasok barang, rekan/pemangku kebijakan, pemerintah, dan komunitas. 

Publik di mata praktisi Humas bisa berupa publik tradisional (publik yang sudah ada/existing) dan publik futuristik atau potensial. Untuk membangun komunikasi dengan publik proponen, komunikasi akan berjalan lebih mudah karena sang praktisi hanya perlu memperkuat keyakinan positif dan konsep yang sudah ada. Sementara untuk publik opponen, Humas perlu melakukan upaya komunikasi yang kuat dan persuasif untuk mengubah skeptis atau opini tertentu.

Komponen Humas
Humas punya peran lebih dari sekadar membuat rilis untuk media, surat menyurat, atau pernyataan publik. Humas laksana sebuah payung besar yang menaungi banyak aktivitas, yang semuanya menaruh perhatian pada pesan komunikasi yang spesifik untuk target audiens yang spesifik pula. Adapun komponen-komponen yang ada di bawah payung Humas antara lain: penelitian/riset (Research), strategi perencanaan, relasi dengan pemangku kebijakan (stakeholder), publisikasi, relasi dengan pemerintahan, relasi Internal perusahaan/organisasi, relasi dengan komunitas/masyarakat sekitar, relasi dengan investor, pelatihan komunikasi, dan acara/kegiatan amal.

1. Penelitian/riset (Research). Seorang praktisi Humas harus punya pemahaman tidak hanya tentang perusahaannya (kaitannya dengan perusahaan), tapi juga pelanggan dan calon pelanggan potensial untuk perusahaan. Riset menjadi alat yang berguna bagi Humas untuk mengetahui hal apa yang unik dan spesial dari setiap penawaran/kebijakan yang dilakukan, apa yang dibutuhkan pelanggan, seberapa baik kepasitas perusahaan memenuhi kebutuhan tersebut, dsb. Penelitian pasar dan audit internal perusahaan adalah titik awal dari suksesnya promosi Humas.  
2. Strategi perencanaan. Humas perlu mendefinisikan target audiensnya, termasuk objektif pemasaran (marketing objectives) bagi target grup tertentu, dan mendesain gaya komunikasi paling efektif untuk mendukung objektif pemeasaran tersebut. 
3. Relasi dengan pemangku kebijakan (stakeholder).  
4. Publisikasi. Untuk kebanyakan bisnis berskala kecil dan menengah, pusat pusaran aktivitas Humas adalah publikasi. HUmas perlu merancang bagaimana caranya agar mendapat visibilitas dan sorotan di mata publik untuk produknya, nama perusahaan, termasuk pemiliknya di media cetak dan media siaran. 
5. Relasi Internal perusahaan/organisasi. Audiens internal dalam perusahaan adalah karyawan. Karyawan yang baik adalah hal yang sulit ditemukan bagi setiap perusahaan, dan salah satu tugas praktisi Humas adalah bagaimana cara mengelola karyawan terbaik yang ada, meningkatakna loyalitas mereka terhadap perusahaan, dan mempertahankan mereka agar tetap berkontribusi positif. 
6. Relasi dengan komunitas/masyarakat sekitar. Salah satu tugas Humas profesional adalah menyampaikan niatan baik perusahaan kepada masyarakat sekitar dan menemukan suatu solusi yang cocok untuk permasalahan yang dihadapi oleh masyarakat sekitar. 
7. Relasi dengan Pemerintahan. Membangun relasi dengan masyarakat sering kali berhubungan dengan pemerintah setempat, dan praktisi Humas sering kali dipanggil untuk membantu perusahaan untuk meningkatkan hubungan mereka dengan pemerintahan, baik dalam skala lokal, regional, nasional, maupun internasional.
8. Relasi dengan investor. Kita telah banyak melihat bagaimana emosi dan persepsi publik punya kekuatan luar biasa yang dapat mempengaruhi fluktuasi harga saham. Kondisi ini menuntut seorang Humas untuk menaruh perhatian dalam relasi perusahaan dengan investor dengan melakukan komunikasi dengan analis saham dan para profesional di bidang keuangan.
9. Pelatihan komunikasi. Dalam perusahaan besar, praktisi Humas mungkin akan menghabiskan banyak waktunya untuk memberikan pelatihan bagi para eksekutif senior ketika berinteraksi dengan media dan melatih hal ihwal kemampun berkomunikasi. 
10. Acara/kegiatan amal. Perusahaan yang melakukan kegiatan amal tidak hanya ingin mengatasi sebab sebuah masalah, tapi juga ingin diakui oleh publik akan kontribusi tersebut. Kegiatan amal di mata seorang Humas hendaknya mampu mendapatkan publikasi yang maksimal dan kontinuitas dari segi waktu, usaha, dan pendanaan yang dikeluarkan.

Fungsi Hubungan Masyarakat

Kepenulisan, relasi media, perencanaan, konseling, publikasi, relasi komunitas, relasi konsumer, relasi karyawan, kebijakan pemerintah, relasi investor, dll.

Aktivitas Hubungan Masyarakat

Kegiatan perusahaan, pengiklanan, Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Corporate Social Responsibility/CSR), pemindaian dan riset pasar, jaringan, relasi klien, manajemen kegiatan dan logistik, publikasi dan pencitraan, advokasi dan lobbi politik.

Jenis-jenis kegiatan perusahaan
1. Kegiatan yang berkaitan dengan karyawan (Employees-Oriented Events)
Membangun tim, perayaan-perayaan, pelatihan staf, insentif perjalanan, pengenalan dan masa orientasi karyawan.

2. Customer/Client Relationship Management (CRM)
Kegiatan apresiasi pelanggan, program VIP, program makan malam, dan program pelayanan khusus.

3. Kegiatan untuk manajemen dan pemegang kepentingan.
Pertemuan dewan (board meeting), pertemuan pemegang kepentingan (stakeholders), laporan tahunan, suksesi dan serah terima jabatan.

4. Kegiatan penjualan dan produk.
Peluncuran produk/pelatihan, pertemuan mixer dan penjualan, pameran pertunjukan, dan pameran perdagangan.

5. Citra publik dan CSR
Konferensi bisnis/media, malam penghargaan, seminar, dan kegiatan amal/filantropi.

Karakteristik karir Humas yang sukses

1. Diversitas pengalaman
2. Performa
3. Kemampuan berkomunikasi
4. Kemampuan membangun relasi
5. Proaktif dan berhasrat
6. Mampu bekerja dalam tim
7.  Intangibel: kecerdasan sosial dan personalitas

Skill teknis seorang Humas

1. Pengetahuan di bidang perhumasan
2. Kemampuan berkomunikasi
3. Kemampuan menggunakan teknologi
4. Wawasan kegiatan terkini
5. Wawasan bisnis
6. Wawasan manajemen

Sikap dan kualitas yang harus dimiliki seorang praktisi Humas

1. Pro komunikasi
2. Advokasi
3. Orientasi konseling
4. Beretika dan jujur
5. Berani mengambil resiko
6. Berpenampilan positif
7. Memperhatikan tenggat waktu dalam kerja
8. Memperhatikan setiap detail dan kewaspadaan tinggi
9. Kemampuan memberdayakan orang
10. Kontrol dan penanganan tekanan sosial
11. Kemampuan bercerita dan menulis