SIABO : Sistem Informasi Akademik yang Harus Dimiliki Atdik

Oleh : Maulana Abdul Aziz

Atase Pendidikan dan Kebudayaan sebagai orang tua birokratis bagi mahasiswa Indonesia di Luar Negeri, memiliki tanggung jawab yang cukup besar dalam menangani segala hal yang berkaitan dengan hal ihwal kependidikanan mahasiswa di negara tertentu. Atdik merupakan orang tua multiperan bagi mahasiswa Indonesia di Mesir, sehingga seyogyanya, Atdik mampu menjadi jembatan komunikasi edukasi antara orang tua dan mahasiswa selama proses pendidikan berlangsung. Dengan begitu, evaluasi pendidikan multisisi akan berjalan dengan baik.

Kondisi manajerial pendidikan tinggi Republik Arab Mesir yang tidak seluruhnya menetapkan standar manajemen yang sama, menjadi permasalahan tersendiri yang mengharuskan Atdik perlu mengambil langkah strategis, agar orang tua mahasiswa di Indonesia tetap mampu memantau dan mengawasi perkembangan pendidikan anak-anaknya. Isu yang sempat beredar tentang surat pemberitahuan yang akan dilayangkan pihak Atdik kepada seluruh orang tua Mahasiswa Indonesia di Mesir (Masisir) tentunya bukan sebuah jawaban yang efektif, mengingat beberapa hal teknis yang terbilang rumit. Sudah selayaknya Atdik memanfaatkan internet sebagai  teknologi informasi yang sudah menjadi kosumsi publik,  dalam rangka membangun komunikasi efektif antara Atdik, mahasiswa, dan orang tua mahasiswa.

Komunikasi antara Atdik, mahasiswa, dan orang tua melalui sistem media internet hanyalah satu dari sekian banyak fungsi yang ditawarkan, jika program ‘silaturahmi’ digital ini benar-benar dapat terealisasi secara konkret. Melalui media internet, Atdik juga mampu membangun fungsi lain dalam pelayanan keadministrasian untuk pelajar dan mahasiswa Indonesia di Mesir yang tengah menempuh studinya di berbagai strata pendidikan.

Masisir dan Internet bak dua sisi mata uang yang sulit dipisahkan, mengingat begitu besarnya pengaruh dan peran internet bagi sebagian besar kehidupan Masisir. Kemudahan mengakses internet dari berbagai macam alat di mana pun dan kapan pun merupakan alasan utama, mengapa sistem informasi akademik perlu diterapkan menggunakan media internet. Keadaan ini merupakan peluang yang bisa dimanfaatkan Atdik dalam rangka peningkatan pelayanannya terhadap mahasiswa. Meskipun pelayanan sistem  manual sudah dirasa cukup banyak membantu pelajar dan mahasiswa Indonesia di Mesir, akan tetapi penggunaan internet dalam sistem informasi akademik menawarkan beberapa kelebihan yang tidak dimiliki oleh sistem layanan manual. 

Informasi Akademik Online

Sistem informasi akademik yang menggunakan teknologi informasi dalam jaringan telah banyak digunakan oleh banyak lembaga pendidikan di berbagai Negara. Hal ini tentunya memiliki tujuan agar pelayanan yang dilakukan dapat dilakukan secara efektif dengan hasil yang maksimal. Sistem informasi akademik adalah suatu sistem yang dibangun untuk mengelola data-data akademik sehingga memberikan kemudahan kepada pengguna dalam kegiatan akademik secara online. Salah satu yang barangkali bisa digunakan Atdik untuk melayani Masisir adalah sistem bernama Sistem Informasi Akademik Berbasis Online (SIABO). Siabomerupakan sistem era baru yang menawarkan kemudahan akses bagi banyak pihak. Atdik sangat mungkin dan sangat mampu untuk menerapkan sistem ini  dalam pelayanannya. Dengan mengggunakan layanan daring, Atdik bisa mengontrol sirkulasi data secara efektif, terpusat dan terintegrasi, transparan, dan tentunya data yang sama juga dapat dilihat oleh orang tua mahasiswa yang ingin mengetahui perkembangan pendidikan anaknya selama menempuh studi di Mesir.

Menerawang Fitur

Layanan dalam jaringan (daring) ini dapat dibuat berupa laman web yang di dalamnya memuat informasi data diri pelajar/mahasiswa, informasi nilai (e-natijah) berdasarkan data lapdik, lapor pendidikan online (e-lapdik), ketercapaian prestasi akademik dan non-akademik, pusat informasi kebijakan dan  kegiatan Masisir, fasilitas e-jurnal/e-library, dan fitur tambahan lainnya yang mampu meningkatkan kualitas pendidikan Masisir. Dengan sistem satu mahasiswa, satu akun, setiap pelajar/mahasiswa Indonesia yang tengah belajar di lembaga pendidikan Mesir akan memiliki profil online yang secara resmi dikelola Atdik berdasarkan data administrasi Atdik yang lengkap dan akurat.

Tentunya dengan sumber informasi yang terpusat dan terintegrasi, Atdik dan organisasi-organisasi kemahasiswaan tidak akan kesulitan untuk mendapatkan data lengkap mahasiswa untuk kepentingan tertentu. Selain itu, Atdik akan lebih mudah dalam melakukan pengontrolan perkembangan pendidikan pelajar/mahasiswa berdasarkan data akun yang sudah menginput lapor pendidikan, lapor natijah, lapor prestasi, dan yang sudah melakukan verifikasi laporannya di kantor Atdik secara langsung.

Semua jenis fitur yang dimiliki oleh SIABO merupakan perangkat lunak yang akan menjadi alat rekam jejak pendidikan mahasiswa selama menempuh studi di lembaga pendidikan Mesir. Rekam jejak inilah yang akan menjadi bahan evaluasi bagi beberapa pihak terkait, dalam hal ini Atdik, pelajar/mahasiswa, dan orang tua.

Relasi dan Efektivitas SIABO

Atase Pendidikan merupakan lembaga Negara yang legal dan formal, dengan kapasitas dan kapabilitas yang seyogyanya senantiasa siap melayani Masisir secara administratif dalam dunia pendidikan. Karenanya, bukan lagi menjadi tantangan bagi Atdik sendiri untuk mewujudkan sitem informasi akademik semacam SIABO ini di tengah-tengah Masisir, mengingat Sumber Daya Manusia dan elektabilitas yang dimiliki oleh Atdik.

Laman Siabo inilah yang akan menjadi ‘surat visual’ dari Atdik untuk orang tua mahasiswa di Indonesia. Dilihat dari segi finansial, proses perencanaan dan pembuatan jasa web untuk SIABO masih jauh lebih efektif dibanding jika harus mengirimkan surat kepada orang tua setiap tahun ajaran. Begitupun dengan pengelolaan dan hal teknis seperti biaya domain dan hosting web, pengeluaran yang akan Atdik lakukan masih jauh lebih efektif dan efisien disbanding untuk membayar jasa distribusi surat pos ke seluruh Indonesia.          

Barangkali memang tidak semua orang tua Masisir memiliki kemampuan yang sama dan merata dalam menggunakan media komunikasi internet. Perbedaan kultur geografis dan iklim bermasyarakat di Indonesia yang berbeda-beda mungkin saja menjadi salah satu faktor penghambat bagi sebagian orang tua yang ingin mengakses laman SIABO ini. Akan tetapi, masihkah kondisi ini dilihat sebagai sebuah tantangan, jika di lain sisi terdapat peluang yang bisa digarap? Wa Allahu A’lamu bi Ash-Showab. 

____________________________________________

Tulisan ini berhsil menjadi Juara II Lomba Menulis Kolom Gebyar Menulis KSW Mesir 2015